Inleiding

Dit fraudeprotocol beschrijft het beleid dat stichting GlobalRize voert om fraude te voorkomen en welke acties er worden ondernomen bij vermoedens van fraudepleging. Omdat de financiële middelen waarover de stichting beschikt afkomstig zijn uit giften van derden dragen wij een grote verantwoordelijkheid ten aanzien van het financieel beheer van deze gelden.

Vanuit onze Christelijke identiteit is goed rentmeesterschap een belangrijke waarde, we hebben de plicht om zorgvuldig om te gaan met de ons toevertrouwde middelen en hierover ook verantwoording af te kunnen leggen. Fraude is veel verstrekkender dan alleen het misbruik van middelen. Het beschaamt niet alleen het vertrouwen van allen die ons steunen, maar beschadigt ook het beeld dat we geven als onderdeel van het lichaam van Christus. Elke vorm van fraude heeft negatieve consequenties voor de beeldvorming over GlobalRize en de betrokkenheid van donateurs en vrijwilligers.

Fraude

Fraude kent vele verschijningsvormen. De essentie ervan is echter steeds dezelfde: een handelwijze die erin bestaat dat iemand een persoon of organisatie opzettelijk misleidt/bedriegt met als doel verrijking van zichzelf ten nadele van de andere partij. Dat gebeurt door bijvoorbeeld projecten niet uit te voeren maar wel te verklaren dat ze zijn uitgevoerd, door kostenposten op te voeren terwijl die kosten niet zijn gemaakt of geld dat bestemd was voor de stichting niet af te dragen. Het begrip fraude als zodanig is niet gedefinieerd in het Wetboek van Strafrecht.

Het gaat echter om zaken die doorgaans met de term fraude worden aangeduid, waarbij kan worden gedacht aan: valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, corruptie, diefstal en verduistering.

Maatregelen gericht op voorkomen van fraude

Intern gelden de volgende werkafspraken:

  • Binnen de financiële processen is de volgende functiescheiding aangebracht:
    • Beslissende rol ligt bij de directie (directie beslist over de te maken kosten, geeft opdrachten en fiatteert uitgaven).
    • Uitvoerende rol ligt bij medewerkers of bij de financiële administratie (inkoop van producten of diensten).
    • Registrerende rol ligt bij de financiële administratie (inboeken van de facturen, uitvoeren van betalingen, verwerken declaraties).
    • Controlerende rol ligt bij de directie (controleren van banktransacties).
  • Betalingen en ontvangsten:
    • De geldstromen verlopen voornamelijk via de bank en zo min mogelijk contant.
    • Betalingen worden gefiatteerd door de directie.
    • Betalingen geschieden door de administrateur en een 2e paar ogen.
    • Incidenteel komt het voor dat de stichting bij evenementen contante giften ontvangt, in dat geval wordt de opbrengst altijd door 2 medewerkers geteld, het totaal ontvangen bedrag wordt genoteerd en gemeld bij de directie, de storting wordt uitgevoerd door de afdeling administratie.
  • Controle en verantwoording:
    • De boekhouding wordt gemonitord door de penningmeester.
    • GlobalRize heeft een controlerend accountant aangesteld die de jaarrekening controleert en een accountantsverklaring afgeeft.
    • De jaarrekening wordt elk jaar gepubliceerd op de website van GlobalRize.

Wij zijn ons ervan bewust dat naast fraude met geld er ook gefraudeerd kan worden met tijd, informatie en goederen. Maatregelen die gericht zijn op het voorkomen hiervan zijn:

  • Rechten en plichten van medewerker en werkgever zijn vastgelegd in een personeelshandboek.
  • Er is een gedragscode vastgesteld waarin o.a. de volgende zaken aan bod komen: gewenst en ongewenst gedrag, mogelijkheid tot aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag, internetgebruik en gegevensbeveiliging.
  • Elke medewerker heeft de plicht om andere medewerkers aan te spreken op gedrag dat afwijkt van de afspraken en/of hiervan melding te doen bij het management.
  • Het management heeft de verantwoordelijkheid om medewerkers te monitoren; toezien op naleving van afspraken en hierover in gesprek gaan en voortdurend bewust zijn van signalen die mogelijk duiden op niet gewenste gedragingen.

Vermoeden van fraude

Melding van vermoeden van fraude wordt in eerste plaats gedaan bij de directie van stichting GlobalRize. De directie heeft de verantwoordelijkheid om een intern onderzoek op te starten en dient het bestuur op de hoogte te brengen van de melding en de stappen die worden ondernomen.

Afhankelijk van de aard van de fraude kan de directie beslissen om voor het uitvoeren van het onderzoek een onafhankelijke deskundige, bijvoorbeeld een accountant, in te schakelen.

Lopende het onderzoek zal de verdachte op non-actief worden gesteld.

Maatregelen bij fraude

Indien na intern onderzoek fraude wordt vastgesteld, worden door de directie in overleg met het bestuur passende disciplinaire maatregelen vastgesteld, wat in het meest voorkomende geval beëindiging van de arbeidsovereenkomst/werkrelatie zal betekenen. Afhankelijk van het type en de reikwijdte van de fraude kan er aangifte worden gedaan zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht. Tevens zal stichting GlobalRize het verduisterde bedrag vermeerderd met de gemaakte kosten verhalen op de frauderende partij. Wanneer een andere partij(en) dan alleen GlobalRize is/zijn benadeeld, zal ook deze partij(en) zo snel mogelijk in kennis worden gesteld.

Ook bij onvoldoende bewijs van fraude kan toch besloten worden tot het verbreken van de werkrelatie indien de situatie tot een vertrouwensbreuk heeft geleid. Per fraudegeval wordt vastgesteld op welke wijze de achterban er over wordt geïnformeerd.

Vaststellen en publicatie fraudeprotocol

Het fraudeprotocol wordt gepubliceerd op onze website en kan op aanvraag worden verstrekt aan partners. Tevens wordt het protocol opgenomen in het personeelshandboek.

Het fraudeprotocol is definitief vastgesteld in de bestuursvergadering op 28 juni 2019.